Inloggen
Winkelmandje
0543 - 519046

Tijdsbesparende tips


Zó kunt u meer uit de werkdag van uw medewerkers halen!
Onze tips voor het efficiënter gebruik van systemen, apparatuur, werkwijzes:

Tip 1   Het terugvinden van bestanden die u nodig hebt, kost meer tijd dan u denkt: gemiddeld 22 minuten per dag. Er zijn verschillende dingen die u kunt doen. De 1e stap is met uw collega’s een standaard afspraak maken over hoe bestanden genoemd moeten worden en te zorgen dat mensen zich daar ook aan houden; hiermee wordt het al veel makkelijker om bestanden te vinden.

Tip 2   Vaak heeft juist een collega het document dat u nodig heeft. Iemand vragen om dat bestand te mailen en erop te wachten tot hij of zij dit doet betekent dat 2 mensen tijd verspillen. Maak gebruik van bestandsopslag in de cloud, om via de cloud bestanden eenvoudig met collega’s te delen en sla bestanden zo op dat iedereen toegang heeft. Dat betekent dat u ook bij bestanden kunt komen met uw mobiele apparatuur wanneer u onderweg bent.

Tip 3   Gebruik bestandsopslag met uitgebreide zoekopties (voor het geval uw collega’s tip 1 vergeten zijn). Veel opslagdiensten, in de cloud en lokaal, bieden zoekfuncties die verdergaan dan wat uw operating system biedt, bijvoorbeeld het scannen van de inhoud van bestanden en de metadata, naast het zoeken op bestandsnaam en/ of documenttype.

Tip 4   Als het zoeken naar bestanden in uw organisatie een reëel probleem is, overweeg dan het gebruik van een document management systeem dat u helpt om documenten automatisch vast te leggen, te indexeren en te archiveren. Zo’n systeem dwingt mensen hun documenten op de juiste plaats op te slaan en voorkomt dat zij nieuwe, moeilijk te vinden mappen aanmaken. Buropoint helpt u graag met een passend advies, neemt u contact met ons op?

Tip 5   Vraag uw medewerkers of zij vinden dat ze de juiste mogelijkheden en instructies ontvangen hebben om efficiënt te kunnen werken. Verzorg regelmatig opfriscursussen, zodat iedereen het beste uit de kantoorapparatuur kan halen. Buropoint kan u daarin ondersteunen en adviseren.

Tip 6   Maak en hou een realistisch technologiebudget aan. Neem hierin ook de kosten van ondersteuningscontracten mee, zodat de apparatuur regelmatig wordt onderhouden en kans op storingen voorkomen wordt.

Tip 7   Blijf binnen het budget, maar bezuinig niet op technologie. Overweeg zorgvuldig wat u nodig hebt. Als u een goedkopere desktopprinter aanschaft, bespaart u wellicht geld op de korte termijn, maar als u de tijd gaat meetellen die uw medewerkers besteden aan afdrukken en wachten, en dus de verloren productiviteit, en bovendien kijkt naar de kosten voor verbruiksmaterialen, dan zou u op de langere termijn weleens geld kunnen verliezen. 

Tip 8   Investeer in technologie die met u meegroeit, zodat u geen tijd hoeft te spenderen aan de vervanging van een apparaat en het leren gebruiken van de nieuwe versie. Verleng dus liever de nuttige levensduur van wat u al in huis hebt.

Tip 9   Zorg ervoor dat, als u nieuwe apparatuur koopt, korte opwarmtijden onderdeel zijn van de eisen. Zo zijn er ook multifunctionals met een bewegingssensor die ervoor zorgt dat deze aangaat wanneer een gebruiker het apparaat benadert.

Tip 10   Evalueer regelmatig de taken die u verricht. Zijn er manieren om het proces te verbeteren of te automatiseren om zo tijd te besparen? Buropoint tip: als u facturen moet scannen, opslaan en vervolgens e-mailen naar bepaalde mensen, zou u de aanschaf van document workflow tools, of een ander software pakket kunnen overwegen die dit voor u kan doen.

Tip 11   Verzamel gelijksoortige taken en doe deze tegelijkertijd. Het is efficiënter om vergelijkbare taken, zoals het plegen van telefoongesprekken of het reageren op e-mails, in één tijdblok te doen dan steeds te switchen tussen verschillende soorten taken.

Tip 12   Probeer batchprinting, waarbij u alles verzamelt en vervolgens in één keer afdrukt. Buropoint-tip: de meeste MFP’s bieden ‘pull printing’, waarbij u documenten naar een virtuele wachtrij stuurt, waarna ze allemaal worden afgedrukt door het apparaat zodra u dat wenst.

Tip 13   Negeer software-updates niet. Verouderde apparatuur kost tijd en geld.

Tip 14   Vermijd verspilling van tijd (en middelen) die ontstaat door het afdrukken van grote documenten waarin fouten zitten. Vaak worden fouten pas ontdekt als de knop voor 100 afdrukken al is ingedrukt. Zorg dat u eerst een papieren versie bekijkt en goedkeurt.

Tip 15   Verminder afleiding door meldingen en notificaties uit te zetten. U bepaalt welke taken u wanneer doet, in plaats van te worden gedicteerd door een appje of een pop-upbericht.

Tip 16   Sluit u af en toe volledig af van alle technologie. Schakel de telefoon, e-mail en social media uit om een paar uur ongestoord en geconcentreerd te kunnen werken.

Tip 17   Wees realistisch: hoewel technologie grote voordelen kan opleveren, is die niet altijd passend of noodzakelijk.  Onthoud dat pen en papier soms de eenvoudigste oplossing kunnen zijn.

Tip 18   Maak gebruik van apps die het mogelijk maken zowel met mobiele apparatuur als met uw laptop of pc te werken. Zo zijn er ook apps waarmee u draadloos kunt afdrukken vanaf uw telefoon of tablet op een ondersteunde multifunctional, zonder dat u hoeft in te loggen op een netwerk of moet wachten tot uw laptop is opgestart. U kunt met de multifunctional machine ook naar uw mobiel of tablet scannen en de app gebruiken om documenten te delen met andere applicaties op uw mobiele apparaat waardoor u nog productiever kunt zijn.

Tip 19   Wees taakgericht. Maak een lijstje van de dingen die u die dag wilt bereiken en maak een tijdsindeling hiervoor. Als de technologie u afremt, kunt u aan een andere taak werken terwijl u wacht.

Kortom:    Er is veel winst te halen in tijd, maar zeker ook in de kosten voor afdrukken en printsupplies. Interesse hoe wij dit bij u kunnen toepassen? Bel ons!  

Waarom Buropoint

-

Gratis verzenden

Is uw bestelling in de webshop hoger dan € 50,00 dan betaalt u bij ons geen verzendkosten (m.u.v. meubilair).

-

Snelle levering

Als u voor 15:30 uur bij ons bestelt wordt uw bestelling de volgende dag geleverd.

-

Ruim assortiment

In onze webshop is een zeer ruim assortiment aan facilitaire en kantoorartikelen beschikbaar.

-

Afhaalpunt

U kunt uw bestelling ook afhalen in onze showroom in Winterswijk.

-

Eenvoudig bestellen

U kunt eenvoudig in onze webshop bestellen. Heeft u specifieke vragen of wensen? Dan kunt u natuurlijk altijd bellen of mailen.

Winkelmandje

Wis filters

Filter

20201023 10:44:29 PC00False0FalseTrue0